Gắn kết & liên lạc nhà tài trợ — bản mẫu

Nhà tài trợ tự điền form (từ link trên website hoặc bài Facebook); hệ thống sinh mã VietQR riêng cho từng người với mã HMT-D<NNNN> gài sẵn trong nội dung chuyển khoản — nên khi tiền về, giao dịch tự khớp đúng nhà tài trợ.

Form đóng góp từ web / Facebook

Họ tên
Nguyễn Thị Lan

Liên hệ (email / điện thoại)
lan.nguyen@… · 09xx xxx xxx

Tỉnh / thành
Hà Nội

Chỉ định (tuỳ chọn)
Cùng em tiến bước

Công khai tên?
Có — được nêu tên khi cảm ơn công khai

Nhận bản cập nhật?
Có — vào danh sách nhận tin

→ donor-input Service tạo hồ sơ HMT-D<NNNN>, chạy dò nhà tài trợ cũ (donor_match: email→điện thoại→tên+tỉnh). Gợi ý thôi, không tự gộp.

Mã VietQR riêng sinh tự động

HMT-D0142 · Nguyễn Thị Lan

Nội dung CK gài sẵn: HMT-D0142 ung ho

NAPAS-247 · canvas 5:4 có thương hiệu · sinh offline, không cần thông tin ngân hàng. In hoặc gửi cho nhà tài trợ.

Tiền về → khớp đóng góp

🔓 Email báo có từ ngân hàng (mục tiêu)→ khớp theo mã HMT-D0142→ contribution_promote → 1 dòng đóng góp

Hôm nay: thủ quỹ tải sao kê NCB (CSV) → contribution_import_statement (từ chối ngay nếu sai cột) → phân loại → khớp. Mục tiêu: email báo có kích hoạt khớp tự động. Idempotent theo bank_txn_ref.

Giao dịch	Nội dung CK	Số tiền	Khớp
30/05 · NCB	`HMT-D0142 ung ho`	5.000.000 đ	✓ Chị Lan (D0142)
28/05 · NCB	CT TNHH M ung ho hoc bong	20.000.000 đ	gợi ý: D0098 (cũ)
27/05 · NCB	(không ghi mã)	2.000.000 đ	chờ thủ quỹ gán

2Hồ sơ & lịch sử nhà tài trợ Donor CRM + history

Mỗi nhà tài trợ một hồ sơ: lịch sử đóng góp, lần đầu hay quay lại, thuộc danh sách nhận tin nào, và có nằm trong watch list (cần quan tâm cá nhân: tài trợ lớn / lâu chưa liên lạc) không.

Danh bạ nhà tài trợ

Nhà tài trợ	Lần	Danh sách
Chị Lan (Hà Nội)	quay lại ×4	nhận tin
Công ty CP T.	quay lại ×2	nhận tin watch
Anh Phúc (Ninh Bình)	lần đầu	nhận tin
Bác Sơn	quay lại ×6	watch 90 ngày chưa liên lạc
Ẩn danh	lần đầu	không nêu tên

Hồ sơ · Chị Lan (HMT-D0142) quay lại ×4

Hà Nội · nhận tin: có · công khai tên: có · trong watch list: không

Ngày	Số tiền	Chỉ định	Cảm ơn
30/05/26	5.000.000	chung	tự gửi ✓
12/01/26	3.000.000	Tết	✓
05/09/25	2.000.000	khai giảng	✓
01/06/25	1.000.000	Thiếu nhi	✓

Tổng 4 lần · 11.000.000 đ · lần đầu cách đây ~1 năm. Thư cảm ơn lần này nhắc tới lịch sử này (xem bề mặt ③).

3Soạn & gửi liên lạc Email comms composer

Một nơi soạn ba loại liên lạc. Thư cảm ơn giao dịch tự gửi (nới lỏng có giới hạn, chỉ biên nhận); bản tin và thư tri ân luôn chờ người duyệt trước khi gửi. Thư cho nhà tài trợ quay lại được soạn sâu hơn theo lịch sử.

✉️ Cảm ơn giao dịch 📰 Bản tin 💛 Tri ân dịp đặc biệt

quay lại ×4 kèm biên nhận PDF ● tự gửi khi tiền khớp (chỉ giao dịch)

Kính gửi chị Lan,

Quỹ Hoa Mặt Trời đã nhận được khoản đóng góp 5.000.000 đ của chị ngày 30/05. Đây là lần thứ tư chị đồng hành cùng các em trong hơn một năm qua — từ mùa Thiếu nhi năm ngoái tới hôm nay, và điều đó với chúng tôi rất đáng quý.

Khoản của chị sẽ cùng các nguồn khác lo học bổng và hoạt động cho các em trong chương trình. Biên nhận xin gửi kèm thư này.

Thay mặt các em, xin cảm ơn chị.
— giọng coordinator · không có dấu gạch ngang · không số liệu bịa · không kêu gọi thêm

Cảm ơn giao dịch: tự gửi + ghi nhận Soạn bởi thank_you_draft (Opus) · biên nhận contribution_receipt · ghi nhận thank_you_record.

📰 Bản tin chờ người duyệt

Định dạng tinh gọn cho email, dựng từ các bài đã được /approve — không tự gửi. Người duyệt xem rồi mới gửi tới danh sách nhận tin.

“Bữa cơm nhỏ · Đại An” (đã đăng)
“Tham quan doanh nghiệp · định hướng nghề” (đã đăng)
“Con số lớn dần: suất học bổng thứ 312”

48 người nhận

💛 Tri ân dịp đặc biệt chờ người duyệt

Thư cho ngày lễ (Tết, Thiếu nhi), cột mốc của Quỹ, hoặc kỷ niệm đồng hành của nhà tài trợ. Nhà tài trợ quay lại được soạn sâu hơn theo lịch sử.

Dịp	Nhóm	Trạng thái
Thiếu nhi 1/6	48 nhận tin	nháp · chờ duyệt
Kỷ niệm 1 năm đồng hành	Chị Lan	gợi ý

Ranh giới gửi (Giai đoạn A + một nới lỏng có giới hạn): chỉ thư cảm ơn giao dịch + biên nhận được tự gửi khi tiền khớp — đây là nới lỏng có chủ đích, được người quản trị phê duyệt, chỉ áp cho biên nhận giao dịch (mẫu cố định, không kêu gọi thêm, ẩn danh nếu nhà tài trợ không đồng ý nêu tên). Bản tin và thư tri ân vẫn luôn chờ người duyệt. Không có nội dung công khai nào rời workspace mà chưa qua /approve.

Dữ liệu & ranh giới riêng tư: hồ sơ + đóng góp ở so-tai-chinh.sqlite (bảng donor · contribution · update_recipient). Bảng contribution là một sự thật, hai dòng chảy: phía nhà tài trợ (lịch sử để cảm ơn) và phía tài chính (đối soát). Nhà tài trợ không đồng ý nêu tên không bao giờ xuất hiện công khai — finance_anon_check chặn cứng, không ghi đè. Tiền mặt và hiện vật để riêng, ở mảng Tài chính.

1Đóng góp & VietQR Contribution + QR intake